Máy in văn phòng gặp lỗi nên kiểm tra gì trước khi sửa?

[Mayvanphong24h]

Máy in là thiết bị được sử dụng thường xuyên tại văn phòng, cửa hàng và các hộ kinh doanh. Những công việc như in hợp đồng, báo giá, hóa đơn, hồ sơ hay tài liệu nội bộ đều phụ thuộc khá nhiều vào thiết bị này. Vì vậy, chỉ cần máy in gặp lỗi trong thời điểm cần sử dụng cũng có thể làm công việc bị gián đoạn.

Một số lỗi khá đơn giản và người dùng có thể tự kiểm tra. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp liên quan đến hộp mực, cụm kéo giấy, cụm sấy hoặc bo mạch và cần kỹ thuật viên xử lý. Theo mình, trước khi sửa máy in nên xác định đúng biểu hiện và nguyên nhân thay vì vội thay linh kiện.

Máy in không nhận lệnh cần kiểm tra những gì?​

Đây là một trong những lỗi thường gặp ở máy in văn phòng.

Nếu máy tính đã gửi tài liệu nhưng máy không phản hồi, đầu tiên nên kiểm tra trạng thái máy in trên Windows. Máy có thể đang ở chế độ Offline hoặc Pause Printing mà người dùng không để ý.

Tiếp theo nên mở Print Queue để xem có lệnh in nào đang bị treo hay không. Một tài liệu bị lỗi có thể khiến các lệnh phía sau không được xử lý.

Với máy kết nối USB, nên kiểm tra dây cáp và cổng USB. Nếu máy in sử dụng mạng LAN thì kiểm tra địa chỉ IP và cổng kết nối.

Ngoài ra, Print Spooler cũng là thành phần cần kiểm tra khi máy nhận lệnh chậm hoặc không nhận lệnh. Nếu đã xử lý những vấn đề cơ bản mà máy vẫn không hoạt động thì mới nên tiếp tục kiểm tra phần cứng.

Máy in không kéo giấy thường do đâu?​

Một lỗi khác khá phổ biến là máy nhận lệnh bình thường nhưng giấy không được kéo vào.

Bộ phận thường cần kiểm tra đầu tiên là Pickup Roller hay còn gọi là quả đào. Sau thời gian sử dụng, lớp cao su trên roller có thể bị mòn, khiến độ bám giảm. Motor vẫn quay nhưng giấy không được đưa vào đường dẫn.

Nếu máy kéo hai hoặc nhiều tờ cùng lúc thì cần kiểm tra thêm roller tách giấy. Ngoài ra, giấy quá ẩm, cong hoặc bị dính vào nhau cũng có thể khiến máy lấy giấy không ổn định.

Với trường hợp máy thường xuyên kẹt giấy, người dùng cũng nên kiểm tra đường dẫn giấy xem có mảnh giấy nhỏ hoặc vật lạ mắc bên trong hay không.

Không nên dùng lực kéo quá mạnh khi giấy đang mắc sâu trong máy. Nếu giấy bị rách và một phần còn nằm trong đường dẫn, máy có thể tiếp tục bị kẹt ở những lần in sau.

Bản in bị mờ hoặc xuất hiện sọc đen​

Với máy in laser, bản in không đẹp chưa chắc đã chỉ do hết mực.

Trong cartridge có nhiều bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in như Drum OPC, trục từ, gạt mực và PCR. Khi một trong những bộ phận này bị hao mòn, bản in có thể xuất hiện sọc, chấm đen, nền xám hoặc chữ không đều.

Nếu chữ bị mờ toàn trang, có thể kiểm tra lượng mực và khả năng cấp mực của cartridge. Nếu xuất hiện sọc đen hoặc chấm đen lặp lại, nên kiểm tra Drum và gạt mực.

Một số trường hợp còn liên quan đến cụm sấy. Nếu cụm sấy hoạt động không ổn định, mực có thể không được cố định tốt trên giấy.

Do đó, nếu bản in bắt đầu xấu đi, không nên chỉ đổ thêm mực mà bỏ qua tình trạng của các linh kiện bên trong hộp mực.

Khi nào nên sửa máy in tận nơi?​

Nếu máy chỉ bị hết giấy, chọn nhầm máy in hoặc kẹt một tờ giấy ở vị trí dễ lấy thì có thể tự kiểm tra trước.

Nhưng với những trường hợp máy liên tục kẹt giấy, không kéo giấy, phát ra tiếng kêu bất thường hoặc bản in ngày càng xuống chất lượng, việc tiếp tục sử dụng có thể làm lỗi trở nên phức tạp hơn.

Đối với văn phòng, cửa hàng và hộ kinh doanh ở Tây Hồ, việc tháo máy mang đi sửa đôi khi khá bất tiện. Khi đó, có thể tham khảo dịch vụ sửa máy in tại quận Tây Hồ để kiểm tra trực tiếp tại nơi đặt máy.

Tây Hồ có nhiều khu vực như Lạc Long Quân, Âu Cơ, Thụy Khuê, Xuân La, Nhật Tân, Quảng An, Nghi Tàm và Võng Thị. Khi liên hệ kỹ thuật, nên cung cấp model máy và mô tả lỗi cụ thể để việc kiểm tra thuận tiện hơn.

Có nên tự tháo máy in khi bị lỗi?​

Một số thao tác cơ bản người dùng hoàn toàn có thể thực hiện. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm thì không nên tự tháo cụm sấy, bo mạch hoặc hệ thống cơ kéo giấy.

Bên trong máy có nhiều bánh răng, lò xo, roller và các bộ phận liên kết với nhau. Tháo sai vị trí hoặc lắp không đúng có thể khiến máy phát sinh thêm lỗi.

Đặc biệt với cụm sấy, người dùng cần cẩn thận vì bộ phận này làm việc ở nhiệt độ cao. Nếu máy phát ra tiếng kêu lớn hoặc có dấu hiệu bất thường về cơ khí, tốt nhất nên dừng máy để kiểm tra thay vì tiếp tục chạy thử nhiều lần.

Quy trình kiểm tra máy in nên thực hiện thế nào?​

Theo mình, một quy trình kiểm tra hợp lý nên bắt đầu từ những nguyên nhân đơn giản nhất.

Đầu tiên xác định máy đang gặp lỗi phần mềm, kết nối, đường giấy, cartridge hay phần cơ khí. Sau đó mới kiểm tra sâu vào bộ phận liên quan.

Nếu lỗi chỉ nằm ở phần mềm hoặc kết nối thì không cần can thiệp vào phần cứng. Nếu liên quan đến linh kiện, cần xác định rõ bộ phận nào bị hao mòn hoặc hư hỏng trước khi thay.

Trường hợp phải thay linh kiện, người sử dụng nên được thông báo nguyên nhân và phương án xử lý trước. Sau khi sửa xong, máy cần được lắp lại đầy đủ và in thử để kiểm tra chất lượng bản in cũng như khả năng hoạt động.

Một vài lưu ý để máy in hoạt động ổn định​

Máy in văn phòng nên được vệ sinh định kỳ, nhất là khu vực đường giấy và cartridge. Không nên sử dụng giấy quá ẩm, cong hoặc bị dính nhiều tờ.

Nếu máy bắt đầu xuất hiện tiếng kêu, kéo giấy chập chờn hoặc bản in có dấu hiệu bất thường thì nên kiểm tra sớm.

Đối với máy in laser, việc theo dõi chất lượng bản in cũng là cách khá đơn giản để phát hiện vấn đề từ cartridge hoặc các linh kiện hao mòn.

Không nên đợi đến khi máy hoàn toàn không hoạt động mới kiểm tra. Xử lý sớm những dấu hiệu bất thường thường thuận tiện hơn và hạn chế nguy cơ lỗi kéo theo các bộ phận khác.

Kết luận​

Máy in gặp lỗi không phải lúc nào cũng cần thay linh kiện. Nhiều trường hợp có thể bắt đầu kiểm tra từ kết nối, Print Queue, driver, giấy hoặc các bộ phận dễ tiếp cận.

Nếu máy vẫn liên tục không kéo giấy, kẹt giấy, bản in bị sọc, mờ hoặc phát ra tiếng kêu bất thường thì nên để kỹ thuật viên kiểm tra đúng nguyên nhân.

Quan trọng nhất khi sửa máy in là xác định đúng lỗi, xử lý đúng bộ phận và kiểm tra lại máy sau khi hoàn tất. Cách này giúp hạn chế sửa chữa không cần thiết và đảm bảo thiết bị tiếp tục phục vụ công việc ổn định.