Gửi hàng cần giấy tờ gì? Quy định và thủ tục mới nhất

[nhungocxinhdep]

Khi có nhu cầu gửi hàng đi tỉnh, gửi hàng liên tỉnh hoặc vận chuyển hàng hóa số lượng lớn, nhiều người thường quan tâm gửi hàng cần giấy tờ gì để quá trình tiếp nhận diễn ra nhanh chóng và hạn chế phát sinh. Trên thực tế, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào loại hàng, người gửi là cá nhân hay doanh nghiệp, hình thức vận chuyển và yêu cầu của đơn vị vận tải.

Theo quy định hiện hành về hoạt động vận tải đường bộ, người thuê vận tải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hợp pháp liên quan đến hàng hóa trước khi giao cho đơn vị vận chuyển. Hàng hóa cũng cần được đóng gói, ghi ký hiệu, mã hiệu phù hợp và bàn giao đúng thông tin đã thỏa thuận.

Dưới đây là những giấy tờ và thủ tục người gửi nên nắm rõ trước khi gửi hàng.

1. Gửi hàng cần giấy tờ gì?​

Không phải mọi đơn hàng đều cần một bộ hồ sơ giống nhau. Với hàng hóa thông thường, người gửi thường cần cung cấp thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp, thông tin hàng hóa và chứng từ chứng minh nguồn gốc khi thuộc trường hợp cần thiết.

Với khách hàng cá nhân​

Khi gửi hàng thông thường, người gửi nên chuẩn bị:

• CCCD hoặc thông tin định danh theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển.
• Họ tên, số điện thoại, địa chỉ người gửi.
• Họ tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận.
• Thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng, trọng lượng hoặc kích thước.
• Chứng từ mua bán, hóa đơn hoặc giấy tờ chứng minh nguồn gốc nếu hàng hóa thuộc trường hợp cần xuất trình.
• Giấy tờ đặc thù đối với một số nhóm hàng có điều kiện.

Trong nhiều trường hợp, đơn vị vận chuyển sẽ lập phiếu gửi hoặc chứng từ vận chuyển dựa trên những thông tin này.

Với doanh nghiệp, cửa hàng​

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh gửi hàng thường xuyên nên chuẩn bị đầy đủ hơn, chẳng hạn:

• Thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
• Mã số thuế khi cần xuất hóa đơn.
• Hợp đồng mua bán hoặc chứng từ liên quan đến hàng hóa.
• Hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc chứng từ chứng minh nguồn gốc.
• Danh sách hàng hóa nếu gửi số lượng lớn.
• Thông tin người nhận và địa điểm giao hàng.
• Yêu cầu giao nhận, thu hộ hoặc các điều kiện vận chuyển đặc biệt nếu có.

Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ không chỉ giúp đơn hàng được tiếp nhận nhanh mà còn thuận tiện khi cần đối soát, xuất hóa đơn hoặc giải quyết vấn đề phát sinh.

2. Hàng gửi có bắt buộc phải có hóa đơn không?​

Đây là vấn đề nhiều người thường nhầm lẫn. Không phải mọi kiện hàng gửi qua đơn vị vận chuyển đều mặc nhiên phải có hóa đơn VAT. Tuy nhiên, người gửi phải có giấy tờ hợp pháp về hàng hóa khi pháp luật yêu cầu.

Đối với hàng hóa mua bán, kinh doanh, đặc biệt là hàng số lượng lớn hoặc vận chuyển giữa các cơ sở kinh doanh, người gửi nên chuẩn bị hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng hoặc chứng từ nguồn gốc phù hợp.

Theo quy định về vận tải đường bộ, người kinh doanh vận tải có quyền yêu cầu người thuê vận tải cung cấp những thông tin cần thiết về hàng hóa và kiểm tra tính xác thực của thông tin đó.

Vì vậy, thay vì chỉ quan tâm đến câu hỏi “có cần hóa đơn không?”, người gửi nên xác định hàng hóa của mình thuộc loại nào và đang được vận chuyển với mục đích gì.

3. Đơn vị vận chuyển cần những thông tin gì?​

Bên cạnh giấy tờ pháp lý, thông tin trên phiếu gửi hoặc giấy vận tải cũng rất quan trọng.

Theo Nghị định 158/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, giấy vận tải hàng hóa có thể được lập dưới dạng văn bản giấy hoặc điện tử và phải có những thông tin tối thiểu như tên đơn vị vận tải, biển kiểm soát phương tiện, bên thuê vận tải, hành trình, loại hàng và khối lượng hàng hóa.

Do đó, khi gửi hàng, khách hàng nên cung cấp chính xác:

Người gửi → Loại hàng → Số lượng/trọng lượng → Điểm gửi → Điểm nhận → Người nhận → Số điện thoại → Yêu cầu giao nhận.

Thông tin càng rõ ràng, việc báo giá, sắp xếp phương tiện và bàn giao hàng càng thuận lợi.

4. Gửi hàng đặc biệt cần giấy tờ gì?​

Một số nhóm hàng không thể áp dụng thủ tục giống hàng thông thường.

Hàng dễ vỡ, giá trị cao​

Người gửi nên khai báo chính xác giá trị và đặc tính hàng hóa. Với hàng có giá trị lớn, có thể cần chứng từ mua bán hoặc giấy tờ chứng minh nguồn gốc để phục vụ việc đối soát khi cần.

Hàng máy móc, thiết bị​

Nên chuẩn bị hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc chứng từ nguồn gốc nếu là hàng hóa kinh doanh. Với máy móc có kích thước, trọng lượng lớn, cần thông báo trước để đơn vị vận chuyển lựa chọn phương tiện phù hợp.

Hàng nguy hiểm​

Đây là nhóm hàng có quy định nghiêm ngặt hơn. Nghị định 161/2024/NĐ-CP quy định về danh mục hàng hóa nguy hiểm, hoạt động vận chuyển và thủ tục cấp giấy phép vận chuyển hàng hóa nguy hiểm bằng đường bộ

Vì vậy, người gửi không nên tự ý đóng gói và gửi các loại hàng thuộc nhóm nguy hiểm như hàng dễ cháy nổ, hóa chất hoặc các loại hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt khi chưa xác định đầy đủ điều kiện vận chuyển.

5. Quy trình gửi hàng hiện nay gồm những bước nào?​

Để quá trình gửi hàng diễn ra nhanh chóng, khách hàng có thể thực hiện theo quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Cung cấp thông tin hàng hóa

Thông báo cho đơn vị vận chuyển loại hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và đặc điểm cần lưu ý.

Bước 2: Gửi thông tin điểm nhận – giao

Cung cấp chính xác địa chỉ lấy hàng, địa chỉ giao hàng, họ tên và số điện thoại của người nhận.

Bước 3: Kiểm tra giấy tờ

Đơn vị vận chuyển xác định loại chứng từ cần thiết dựa trên đặc điểm hàng hóa và hình thức vận chuyển.

Bước 4: Đóng gói hàng hóa

Hàng cần được đóng gói phù hợp với đặc tính sản phẩm, hạn chế va đập, ẩm ướt hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bước 5: Lập phiếu gửi/hợp đồng vận chuyển

Hai bên thống nhất loại hàng, khối lượng, tuyến đường, cước phí, thời gian giao nhận và trách nhiệm khi xảy ra mất mát, hư hỏng.

Bước 6: Bàn giao và theo dõi

Sau khi hàng được tiếp nhận, người gửi giữ lại phiếu gửi hoặc thông tin mã vận đơn để theo dõi và đối soát khi cần.

6. Lưu ý để gửi hàng nhanh và hạn chế rủi ro​

Trước khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, nên kiểm tra lại 5 nội dung:

Khai đúng loại hàng, không cố tình khai sai để giảm cước.

Chuẩn bị giấy tờ nguồn gốc đối với hàng hóa thuộc trường hợp cần chứng minh.

Đóng gói đúng quy cách, đặc biệt với hàng dễ vỡ, điện tử và máy móc.

Kiểm tra kỹ thông tin người nhận để tránh giao nhầm hoặc thất lạc.

Giữ phiếu gửi và chứng từ vận chuyển cho đến khi hàng được giao hoàn tất.

Đối với doanh nghiệp, cửa hàng hoặc shop online gửi hàng thường xuyên, việc xây dựng một quy trình chứng từ thống nhất sẽ giúp giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót khi đối soát.

7. Gửi hàng tại đơn vị vận chuyển uy tín​

Nhìn chung, câu trả lời cho “gửi hàng cần giấy tờ gì?” phụ thuộc vào loại hàng và mục đích vận chuyển. Với hàng thông thường, người gửi chủ yếu cần cung cấp đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận và hàng hóa; trong khi hàng kinh doanh, hàng có giá trị cao hoặc hàng thuộc nhóm đặc biệt có thể cần thêm chứng từ tương ứng.

Đặc bit, người gửi nên lựa chọn đơn vị vận chuyển có quy trình tiếp nhận rõ ràng, báo giá minh bạch và hướng dẫn cụ thể về giấy tờ ngay từ đầu. Điều này giúp hạn chế tình trạng hàng bị từ chối, chậm giao hoặc phát sinh chi phí do thiếu thông tin.

Với những lô hàng số lượng lớn, hàng cồng kềnh hoặc cần giao liên tỉnh, nên cung cấp trước thông tin về loại hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và tuyến vận chuyển để được tư vấn phương án phù hợp. Đây cũng là cách chủ động kiểm soát chi phí và thời gian giao nhận ngay từ khi bắt đầu gửi hàng.